1. Buat format kode aset yang konsisten
Kode aset harus unik dan mudah dibaca. Format yang sering dipakai: [KELOMPOK]-[LOKASI]-[NOMOR URUT].
| Contoh kode | Arti |
|---|---|
| LPT-JKT-0012 | Laptop, kantor Jakarta, nomor 12 |
| AC-SBY-0004 | AC, cabang Surabaya, nomor 4 |
| KND-JKT-0003 | Kendaraan, Jakarta, nomor 3 |
Hindari memasukkan nama pemegang ke kode — pemegang bisa berganti, kode aset tidak boleh berubah.
2. Catat data minimum setiap aset
- Kode, nama, merek/tipe, nomor seri
- Tanggal beli dan harga perolehan
- Lokasi (gedung, lantai, ruang) dan pemegang
- Kondisi dan masa garansi
- Foto aset
3. Cetak dan tempel label QR
- Cantumkan QR, kode aset, dan nama perusahaan di label.
- Tempel di posisi yang mudah dipindai tapi tidak cepat tergores — misalnya sisi samping monitor atau bagian bawah meja.
- Untuk aset kecil (mouse, charger), cukup catat sebagai bagian dari aset induknya.
4. Stock opname dengan HP
- Siapkan daftar aset per ruang.
- Petugas masuk ke setiap ruang dan memindai label QR aset yang ditemukan.
- Catat kondisi (baik / rusak) dan ambil foto bila perlu.
- Setelah selesai, bandingkan hasil pindai dengan daftar:
- Ada di daftar, tidak ditemukan → telusuri: dipinjam, dipindah, atau hilang?
- Ditemukan di ruang lain → perbarui lokasi (mutasi).
- Ditemukan tapi tidak ada di daftar → daftarkan sebagai aset baru.
Bonus: QR untuk laporan kerusakan
Label QR yang sama bisa dipakai karyawan untuk melaporkan kerusakan: pindai stiker di AC atau printer, tulis keluhannya, dan laporan langsung masuk ke tim GA lengkap dengan kode aset. Tidak ada lagi laporan “AC di ruang atas rusak” yang membingungkan.
Setelah aset tercatat rapi, langkah berikutnya adalah menghitung penyusutan dan menyusun jadwal perawatan rutin.
Jadwal servis, pajak STNK & KIR, konsumsi BBM, dan riwayat perbaikan dalam satu aplikasi. Pengingat otomatis lewat email & WhatsApp, nota cukup difoto. Gratis untuk dicoba.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Apa bedanya barcode dan QR code untuk aset?
Keduanya bisa dipakai. QR code lebih mudah dipindai dengan kamera HP biasa, tetap terbaca walau sebagian tergores, dan bisa langsung membuka halaman detail aset.
Label apa yang tahan lama?
Untuk aset kantor biasa, stiker vinyl atau label berlaminasi sudah cukup. Untuk mesin, kendaraan, dan area luar ruangan, pilih label polyester atau aluminium yang tahan panas, air, dan gesekan.
Seberapa sering stock opname aset dilakukan?
Umumnya minimal setahun sekali menjelang tutup buku. Aset bernilai tinggi atau yang sering berpindah tangan bisa dicek per semester atau per kuartal.
Artikel ini bersifat informasi umum. Selalu ikuti buku manual pabrikan dan peraturan yang berlaku di daerah Anda.